公司档案管理制度

时间:2024-05-15 18:46:40 制度 我要投稿

【精华】公司档案管理制度

  随着社会一步步向前发展,制度的使用频率逐渐增多,制度是国家机关、社会团体、企事业单位,为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序,保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展,依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。想学习拟定制度却不知道该请教谁?以下是小编帮大家整理的公司档案管理制度,希望对大家有所帮助。

【精华】公司档案管理制度

公司档案管理制度1

  学校档案管理制度

  一、总则

  1、为了规范学校档案管理,特制定本制度。

  2、本制度适用于学校及所属各单位档案管理。

  3、本制度最终解释权归人资行政中心。

  二、档案管理机构的设置及基本要求

  (一)档案划分及管理部门

  1、档案是指本学校过去和现在,在从事经营管理、教研活动、企业文化等活动中形成的对学校有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

  2、学校设立档案室,隶属于行政部,并设置档案管理员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。学校制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行职责。

  3、学校档案根据其重要性和保密程度分为学校级和部门级,学校级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。

  (二)各部门资料管理

  1、学校所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与学校档案归口管理。

  2、各部门根据部门资料性质结合学校级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。

  3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照学校管理规定执行。

  三、档案分类

  (一)档案质量

  1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

  2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

  3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

  4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。

  5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。

  (二)立档

  1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

  2、跨的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨会议文件放在会议开幕年立卷;跨的规划放在第一年立卷;跨总结放在最后一年立卷。

  3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。

  (三)分类

  1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。

  2、学校档案大致分为以下几类:

  (1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、学校章程等;

  (2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件;

  (3)制度类:管理制度汇编;

  (4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。

  (5)计划总结类:分计划及总结等;

  (6)会议纪要类:办公例会纪要等

  (五)档案编号

  1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

  2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

  3、学校档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合学校档案管理工作。

  四、归档及保存年限

  (一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。

  (二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年,5年,10年。

  1、永久保存:

  (1)学校章程、合同

  (2)股东名册

  (3)组织规程及办事细则

  (4)董事会及股东会记录

  (5)财务报表

  (6)政府机关核准文件

  (7)不动产所有权及其他债权凭证

  (8)工程设计图

  (9)学校规章制度

  (10)其他经核定须永久保存的文书2、10年保存:

  (1)预算、决算书类

  (2)会计凭证

  (3)事业计划资料

  (4)其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存:

  (1)期满或解除之合约

  (2)其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存:

  (1)结案后无长期保存必要者。

  (三)学校可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

  (四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。

  (五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。

  五、档案日常管理

  (一)借阅

  1、借阅手续:

  (1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅,经办人必须在学校借阅登记表上签字。

  (2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。

  (3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。

  2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。

  3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经行政部主任批准。

  5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。

  (二)销毁

  1、每年保管期限已满的'档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》,报学校负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、学校负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

  2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。

  3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。

  (三)移交

  1、需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报学校负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、学校负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

  2、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。

  (四)保密

  1、档案室的任务是集中统一管理学校已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。

  2、档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为学校各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。

  3、爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。

  六、附则

  (一)在本制度框架下,学校各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报行政部备案后,与本制度具有同等效力。

  (二)本制度自印发试行之日起执行。

  附表档案员职责

  1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管学校档案;积极开展档案的提供利用工作;

  2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。

  3、定期擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽,如有破损或褪色的资料,应当及时进行修补和复制,装订部分过窄或有字迹的资料,要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的资料,应当附上抄件。

  4、归档要注意整洁,归档前要先对文件资料进行分类,再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗,以便归档时所有资料都能随手而得,避免盲目查找。

  5、做好保密工作,并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

  6、每年进行一次档案清理,编制或更新《档案保管手册》做好文件索引,以便查找。

公司档案管理制度2

  第一章总则

  一、目的

  为规范公司客户档案管理,增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性,促进销售工作的顺利进行,特制定本制度。

  二、范围

  与公司发生业务或即将发生业务的客户,即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户,都是本制度的管理范围。

  三、职责

  公司销售档案管理由营销总监总负责;各部门经理负责本部门客户档案管理;人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

  第二章档案的'内容和建档方法

  一、客户档案的内容包括以下四项资料:

  1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话;经营管理者、法人(这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面);创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

  2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模(职工人数、销售额等)、经营管理特点等。

  3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

  4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

  二、建立客户档案卡。档案的分别为两类,一是经销商客户档案,区域提供,二是终端客户档案,业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和《终端客户档案卡》。

  三、建档方法

  销售人员接待或拜访客户后,当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案,销售人员要进一步了解,每月最少完善一次。客户档案不及时更新,销售人员违反每次罚款20元。

  第四章保密规定

  一、公司客户档案密级为机密级档案,分级管理。公司级档案由营销总监负责管理,营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅,其他人查阅需营销总监批准;部门级客户档案由部门经理负责管理,其他人查阅需营销副总批准部门经理批准;个人级客户档案由销售人员负责管理,他人查阅需部门经理批准。

  二、档案的保存

  公司档案以客户档案管理系统进行管理,营销总监为系统管理员,每月1日对数据进行备份,以防止数据丢失。

  三、客户档案的查阅

  1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》,经本部门经理签字,总经理批准后,档案管理负责人才可以让其查阅。

  2、未经审批私自查看客户档案,每次处50元罚款;未经审批,擅自将客户档案账号提供给人查阅,每次处50元罚款。

公司档案管理制度3

  一、为进一步加强安全管理基础工作,促进企业安全生产文件档案标准化、标准化,根据《危险货物道路运输企业安全生产档案管理技术要求》,制定本规定。

  二、公司安全管理部门应根据国家法律、法规和危险货物道路运输管理标准的要求,编制安全生产管理档案,包括企业安全生产全过程形成的管理资料。包括:企业资质档案、人员档案、危险品道路运输车辆档案、监督检查档案。归档应规范、清晰、保存良好,公司应定期进行检查和评估。

  三、归档范围。

  1、企业资质档案(A)

  (1)企业基本信息(档案编号:A1),包括:企业概况、《道路运输经营许可证》或《道路运输危险货物许可证》、《企业法人营业执照》、安全评估材料及许可相关材料。

  (2)停车场地及设备(档案编号:A2),包括:停车场地证明材料、安全防护和消防设施设备清单、运输生产设备(包括装卸设备)清单。

  (3)安全管理制度(档案编号:A3),包括:管理及从业人员安全生产责任制度;安全生产监督检查制度;教育培训制度;从业人员、车辆、设备及场地管理制度;应急救援预案制度;安全生产作业规程;安全生产考核与奖惩制度;安全事故报告、统计与处理制度。

  2、人员档案(B)

  (1)危险货物道路运输企业管理人员(档案编号:B1),包括:法定代表人、主要负责人和分管安全负责人基本信息情况。

  (2)专职安全管理人员(档案编号:B2),包括专职安全管理人员的基本信息及资格证复印件。

  (3)危险货物道路运输从业人员,即驾驶人员(档案编号:B3)、押运人员(档案编号:B4)、装卸人员(档案编号:B5)包括:基本信息;劳动关系合同;身份证、机动车驾驶证、从业资格证复印件;从业情况记录。

  3、危险货物道路运输车辆档案(C)

  4、监督检查档案(D)

  至少包括:

  (1)企业安全生产监督检查记录(档案编号:D1);

  (2)安全生产会议记录(档案编号:D2);

  (3)危险货物道路运输车辆监控数据记录(档案编号:D3);

  (4)危险货物道路运输车辆出车安全例检记录(档案编号:D4);

  (5)危险货物道路运输罐式车辆罐体检查记录(档案编号:D5);果等内容,主要记录公司、车队关于安全方面的会议(如公司安全员月例会、安全例会等),尤其对安全生产文件的传达、学习和贯彻情况要详细填写。

  (二)安全组织台帐

  1.公司安全组织台账中应记录公司安全技术部、安全组织网络、安全监督部成员;

  2.车队安全组织台账:台账中应记录车队安全领导小组和安全组织网络,并填写公司志愿消防队成员组成(姓名、性别、年龄、工种、岗位、教育程度、安全教育状况等)。

  (三)安全教育台帐

  1.公司安全教育台账:包括公司领导和管理人员的安全教育培训:公司安全科长的安全教育;安全监督管理人员的安全教育;新员工的三级教育;特殊工种的安全教育、培训和评估;外部施工人员的安全教育;其他人员的安全教育。

  2.车队安全教育台账:包括船队领导和员工的安全培训;对新员工进行三级安全教育;特殊工种的安全教育、培训和评估;转岗复工半年以上人员安全教育。

  (四)安全检查台帐

  公司定期组织安全检查,记录检查时间、检查内容、检查人员、发现问题、整改措施、完成时间等,公司安全检查不少于每季度一次,班组安全检查不低于每月一次,每周班组安全检查不得少于一次。此外,应根据专业特点、季节变化、节假日安排和特殊作业要求进行专项检查。安全检查中发现的`隐患、问题、整改要求和整改审查,应按要求如实填写。 (五)隐患治理台帐

  事故隐患管理由公司和船队分级实施。船队中发生的所有隐患,无论资金水平和来源如何,均应填写在船队隐患管理台账中,其中应包括隐患名称、隐患级别、隐患所在部门、现有部分、计划成本、实际成本、资金来源、,整改前的临时预防措施、整改计划(计划应具体)、完成进度、负责人、计划完成时间、实际完成时间、隐患治理后的评估等。隐患整改应严格按照“五定”原则进行(即定临时防范措施、定整改方案、定负责人、定整改时间、定资金来源)。

  (六)事故台帐

  按照《事故管理制度》要求,事故实行归口和分级管理。公司级事故台帐要记录所发生的各类事故,包括火宅、爆炸、设备、生产、交通、人身、质量、污染和其他事故。车队级事故台帐要记录本车队发生的人身、火宅、爆炸、车辆、交通事故,只要影响到生产运行均应上账登记)。要记录事故发生所在部门、发生日期、事故类别、事故经过,并严格按

  照“三不放过”原则,进行事故原因及责任分析,详细填写应吸取的教训、采取的防范措施和处理意见等,人身事故要将当事人姓名、性别、年龄、工种、工龄及事故概况等记入台帐。 ’

  (七)安全工作考核与奖惩台帐

  《安全工作考核奖惩台账》记录了各部门、各岗位安全生产责任制考核情况。各级安全工作和安全生产考核、事故发生单位和个人的处罚和“三违”、预防和避免事故有功人员的奖励、对安全管理做出突出贡献的单位和个人进行表彰和奖励,应有详细规定。台账应包括考核项目或内容、被考核部门和个人、主要事迹和问题、考核意见和结果、奖惩、考核部门和审批部门签字等栏目。

  (八)职业安全卫生台帐

  记录员工体检时问、人数、姓名、性别等,尘、毒、噪声、射线分布情况及定期检测数据。

  (九)安全防护用品台帐

  记录防护用品明细,每周防护用品检查情况。

  (十)事故预案台帐

  记录事故预案演练。

  (十一)安全学习资料

  保存下发的上级各种文件、安全会议材料及安全试题库、安全考试卷、安全通报等学习资料

  (十二)特殊工种人员档案

  记录特殊工种人员姓名、工种个、年龄?本岗位工龄、性别、取证时间、参见培训情毋及善审考试情况等。

  (十三)安全活动记录

  1.安全活动记录要内容齐全,填写参加人数、参加领导、活动内容、发言情况、领导签字等。

  2.安全活动内容:学习安全文件、通告和安全规章制度;学习安全技术知识和劳动卫生知识;讨论分析典型事故,结合事故案例总结事故教训;开展事故预测和在岗培训,组织各类安全技术表演;检查安全规章制度的执行情况,消除事故隐患;开展安全技术研讨会、攻关等安全科研活动。

  3.班组安全活动记录要将本班组的安全会议、安全教育、安全检查、安全活动等内容记录清楚,并与内容相对应。

公司档案管理制度4

  一、档案的建立。

  1.1档案的建立按下列流程建立:收集整理分类编号登记输入电脑入柜利用检查

  1.2明确建档内容,实行系统收集、集中管理。

  1.2.1房屋档案:包含本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

  1.2.2设备设施档案:包含各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维护和修理保养合同及维护和修理保养记录等;

  1.2.3业主档案:包含业主入住时所填写的业主概况表、业主公约、入住契约、前期服务协议、接房登记表等。

  1.2.4文秘档案:包含业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

  1.2.5员工档案:包含员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变更记录、奖惩记录等;

  1.2.6财务档案:包含各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维护和修理基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

  1.3建档要求:制度化、标准化、电脑化。

  二、档案管理

  2.1为避开档案的'损坏、遗失,使紧要档案能永久保管,而又便利常常使用,对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理,并保管复印件。

  2.2档案管理要求:

  2.2.1进行标准化的档案管理。

  2.2.2接受多种形式的信息储存方式,如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等,并接受适当的保管方法。

  2.2.3加强保密意识培育,确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

  2.2.4实行档案管理手段的现代化,运用计算机检索手段,开发多媒体信息查询系统。

  2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

  2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,按工作部门分柜保管。

  2.2.7实行档案管理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

公司档案管理制度5

  为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。

  第一条 公司档案工作的基本原则是:

  集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,即公司文件、文书档案由档案室集中统一管理,维护档案的完整与安全。各部门在各项活动中形成的只具有参考价值的文件,材料,没有存档意义的文件、文书可由承办单位保管。

  第二条 档案作为公司发展的见证,是在创办、规划、开发、经营及其管理工作中形成的,并作为历史记录保存,以备查考的文字、图表、声像等载体的材料,建立档案管理具有重要性。

  第三条 公司档案室的档案工作接受上级领导的业务指导、监督和检查,负责管理公司的文书、文件(部分)档案,其任务是:

  1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。

  2、积极开展档案的提供利用工作。

  3、进行档案统计。

  第四条 公司各部门必须做好有关开发经营管理等业务档案材料的收集、整理工作,并及时交档案室档案管理员归档。

  归档的文书包括:

  1、政府行政单位发送给公司的文件、批文、技术、审核资料。

  2、企业来往文件、协议、报告和会谈纪要文件材料。

  3、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。

  4、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。

  5、公司各部门的与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

  6、公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。

  7、公司制定的计划书、统计、预决算书、工作总结。

  第五条 归档要求

  a)归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

  b)在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统地排列。

  c)案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,档案资料应明确长、中、短保管期限,销毁档案资料要按保密程序办理,严格执行报批后,方可销毁资料。

  d)按归档要求进行装订、编号,填写卷内目录备查。

  e)全部案卷组成后,要对档案做统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。

  第六条 档案借阅

  a)借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅,不能带出。必须带出档案室查阅的,要经过部门经理核对,公司领导批准。

  b)借阅时间一般档案最长不超过10天,保密级档案最长不超过一周。

  c)借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印档案。

  d)借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,须经部门主管批准。

  第七条 档案管理人员对各部门移交的档案材料应及时记录整理,进行分类、编目,并做好档案的检查和保管工作,对破损或变质的档案应及时采取补救措施。

  第八条 档案管理人员必须谨防档案散失、泄密,做好保密及安全管理工作。

  第九条 员工借阅文件资料时,应签名登记,必要时应经公司领导签字同意后方可办理借阅手续。借阅时不得涂改,损毁档案,并按时在借阅期限内归还。

  第十条 财务凭证档案由财务部门按岗位分工及凭证种类进行归档管理。

  第十一条 本规定由档案室制定。

  第十二条 本规定自下发之日起执行。

  公司的档案管理制度怎么做?

  公司档案管理制度

  第一条 为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

  第二条 档案管理机构及其职责

  1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

  2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的`档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

  3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

  4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

  第三条 归档制度

  1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

  2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

  3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

  4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

  5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

  6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合部保存原件。

  7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

  第四条 档案保管制度

  1、公司综合管理部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

  2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

  3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

  4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

  5、库存档案必须图物相符,帐物相符。

  6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

  7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

  8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

  9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

  10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

  第五条 档案借阅制度

  1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

  2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

  3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

  4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。

  5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

  6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

  7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

  8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。

  第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,必须保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。

公司档案管理制度6

  ●档案管理规定

  1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。

  2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。

  3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。

  4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。

  5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。

  6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

  7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。

  8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。

  9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

  ●小区管理保密规定

  1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。

  2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。

  3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。

  4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

  5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。

  6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

  7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

  8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

  ●小区档案资料

  1、小区验收档案:

  1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。

  2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。

  3)小区机电设备保养合约。

  4)小区公共区域设施设备验收记录。

  5)小区公共区域设施设备移交记录。

  6)单元验收及移交记录。

  2、小区二次装修档案:

  1)住户二次装修图纸及审批手续。

  2)二次装修期间管理处监督检查资料。

  3、住户资料:

  1)小区住户入伙资料。

  2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。

  4、小区管理文本汇编:

  1)管理合同、业主公约、用户手册。

  2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。

  3)小区各项管理分包合约。

  5、小区设备维修保养资料:

  1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。

  2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。

  3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。

  4)住户维修报修单及维修后的回访记录。

  6、小区设施设备检测:

  1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。

  2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。

  3)小区避雷系统有定期检测报告。

  4)小区其他设施设备检测记录资料。

  7、日常文档:

  1)日常通知、文件的存档。

  2)小区管理费收缴情况。

  3)公司管理费财务报告。

  4)会议记录。

  5)值班记录。

  6)安保值班记录。

  7)其他管理记录。

  ●档案资料的管理要求

  1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。

  2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。

  3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。

  4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的`文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

  5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。

  6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。

  7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。

  8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。

公司档案管理制度7

  1、遵守国家法律法规及公司内各项规章制度。

  2、服从管理,听从指挥,廉洁奉公,洁身自好,敢于同不法分子作斗争。

  3、坚守岗位,忠于职守,严格执行岗位责任制。

  4、仪容整洁,文明执勤,礼貌待人。

  5、值勤期间禁止酗酒、吸烟、吃零食;不准嬉笑、打闹;不准会客、看书报;不准做其它与工作无关的事。

  6、不准包庇坏人,不准贪污受贿,不准徇私舞弊。7、不准擅自带外人进单位留宿,有特殊情况必须经单位主管部门领导批准。

  8、爱护执勤用品及设施,不得丢失、损坏,转借或随意携带外出。

  9、严格执行请销假制度。

  10、完成上级领导交付的其他任务。

公司档案管理制度8

  一、文书档案归档制度

  1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

  2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员收集、审定、整理 、立卷。

  3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠无缺页、破损现象。

  4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

  5、凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

  6、重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

  7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

  二、专职档案工作人员岗位责任制

  1、认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。

  2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作,均由文书部门或业务部门进进整理、归档,并定期向本机关档案室移交。

  三、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员,统一进行归档文件整理。

  四、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后,三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员,统一进行归档文件整理。

  五、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原则,由本科室进行整理、立卷、归档。

  六、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案,并办理移交手续。

  七、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后,在三月末之前移交本机关档案室,并办理移交手续。

  国土资源专业档案立卷归档制度

  为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作,不断提高立卷质量,制定本制度。

  1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料,按照归档范围和一件一卷的`原则,由形成部门统一立卷。

  2、要保证归档材料齐全完整,坚持谁主审,谁立卷的原则,做到案结卷成。形成档案的有机联系,便于查找和利用。

  3、国土资源专业档案的立卷,以国土资源专业档案的形成单位为单元,在保持项目材料的完整性、成套性的基础上,按照办件程序所需的要件和批件,组成案卷。

  4、卷内材料要准确一致,整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写5、案卷内要填写卷内目录和备考表,卷内目录置于卷首,备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

  6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号,不能有误和遗漏。

  7、卷内文件材料要去掉金属物,并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观,不掉张页,采用三孔一线的装订方法。

  8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切,能够正确反映案卷的内容和成份。

  9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开,按要求填写案卷封皮,注明专业档案的种类,按保管期限、时间顺序,并编写案卷目录并要求打印,一式三份,于每年五月末之前,要立好前一年的卷,连同案卷目录向本单位档案室移交文书档案归档文件整理制度为做好文件材料的归档文件整理工作,按照《归档文件整理规则》进行整理、归档,结合我局具体情况,特制定本制度。

  1、凡本单位工作中形成的各种文件材料,按照归档范围,由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

  2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起,永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订,文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订,不许有散页。

  3、多份文件为一件的文件排序,来文首先是文件阅办单,然后是正文;发文首先是正文,然后是发文签批单,最后是底稿;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

  4、采用年度一-保管期限-一问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期,再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

  5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限

  6、按保管期限对归档文件材料进行编号,一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范,党、政分开,排列清晰,便于查考。

  7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写淸楚完整,不得漏项,填写归档文件日期单位数要用0占位。

  8、归档文件目录要求打印,一式六份,以备档案进馆时所用

  9、每年五月末之前,要立好前一年的卷,连同归档文件目录向本单位档案室移交。

  会计档案立卷归档制度

  会计档案是国家档案的组成部分,机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的,是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。

  1、机关会议档案的整理原则是:财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求,负责装订成册,整理立卷。

  2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

  3、 整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的,在整理时应该补上,档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。

  4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷,应由财务部门负责修补和装订,使其达到归档要求,保证归档档案宗卷的质量。

  5、会计档案案卷的编号,应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

  6、会计档案的排列,要在年度内先把内设机构按先后顺序排好,然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列,一年编一个案卷流水号。

  7、拟制案卷标题,要根据会计档案每卷的具体内容进行批制,使其能完整、准确的反映卷内内容。

  8、编制会计档案案卷目录,要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份,一份备日常使用,其余两份一并交给档案室。

  9、会计档案的归档时间是当年会计档案,在会计年度终了后,可在财务科保管二年期满后,由会计部门编制案卷目录及清册,在三月末之前移交给档案室,并办理移交手续。

  声像档案立卷归档制度

  声像资料是国家档案资料的重要组成部分,为做好声像档案立卷归档工作,结合我局情况特制定本制度:

  1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。

  2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案,由形成部门统一立卷,在每年五月前向档案室移交。

  3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度,形成规律和联系组卷,使声像档案能正确反映工作实际,便于查找利用。

  4、按要求填写好卷内目录,编好号码。

  档案利用制度

  1、凡本单位人员利用档案,须严格履行查阅登记手续,注明查阅目的,用后及时反馈利用效果。

  2、外单位的人员查阅档案,必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。

  3、因工作需要拟抄录的档案材料,须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。

  4、档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时,须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周,到期仍需继续使用,要办理续借手续。

  5、如查阅秘密、机密的档案,须请示本部门领导并由档案办公室主任批准;查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管jU长批准。

  6、对借阅的档案,要保持完整清洁,严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管,不准转借他人,对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。

  7、查人员要遵守保密制度,严禁把档案内容向无关人员泄漏,违者按有关规定,给予批评教育或纪律处分。

  档案利用效果登记制度

  一、利用者利用档案完毕,利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作,对不能当场体现的,利用接待人员要跟踪收集。

  二、凡利用者利用档案即时取得效果的,请利用者当场填写利用效果,并签名确认。

  三、利用者在利用档案后,无法当场确定利用效果时,应将”利用效果登记表”带回,而接待人员要及时催缴”利用效果登记表”。

  四、档案员收回的"利用效果登记表",应及时整理。

公司档案管理制度9

  第一章 总则

  第一条 目的和依据

  为了制定适合市场化运作的分配体系,激发员工活力,共同分享发展所带来的收益,把员工个人业绩和团队业绩有效结合起来,促进员工价值观念的归合,形成留住人才和吸引人才的机制,推进投资公司总体发展战略实现。依据中华人民共和国有关法律、法规,参照国内VC机构的管理经验,制定本管理制度。

  第二条 适用范围

  本管理制度适用于公司全体员工,其他下属公司和单位可参照执行。

  第三条 薪酬分配的依据

  薪酬分配的依据是:岗位价值、能力和业绩。

  第四条 薪酬分配的基本原则

  薪酬作为价值分配形式之一,应遵循竞争性、激励性、公平性和经济性的原则。

  (一)竞争性原则:在薪酬结构调整的同时,根据市场薪资水平的调查,对于市场水平差距较大的岗位薪酬水平有一定幅度的提高,使投资公司的薪酬水平具有一定的市场竞争力。

  (二)激励性原则:打破工资刚性,增强工资的弹性,通过绩效考评,使员工的收入与公司业绩和个人业绩紧密结合,激发员工积极性;另外,开放多条薪酬通道,不同岗位的员工有同等的晋级机会。

  (三)公平性原则:薪酬设计重在建立合理的价值评价机制,在统一的规则下,通过对员工的绩效考评决定员工的最终收入。

  (四)经济性原则:人力成本的增长幅度应低于总利润的增长幅度,用适当工资成本的增加引发员工创造更多的经济增加值,保障出资者的利益,实现可持续发展。

  第五条 薪酬的特征

  (一)可计量性:除了将与员工薪酬相关因素量化为工资数额外,将福利性支出转化为工资性收入,并与绩效考评挂钩。

  (二)除投资奖金等外,员工根据其所在岗位、工作努力程度和工作业绩,可预期到个人的年总收入。

  第六条 薪酬体系

  依据岗位性质和工作特点,投资公司对不同人员实行不同的工资制度,包括年薪工资制、岗位绩效工资制、岗位工资制和协议工资制,它们一起构成投资公司的薪酬体系。

  第二章薪 酬总额

  第七条 投资公司通过建立工效挂钩机制,对薪酬总额进行控制。其中规定每年薪酬总额不能超过资产增值部分的20-40%或风险投资资金的0.8-1.5%。薪酬总额占资产增值部分的具体比例由主管部门每年下达的经营目标责任书中确定。

  第八条 公司根据本的营业收入、薪酬总额,以及下一的经营计划,对各职系中各职等和薪档的岗薪基数和奖金基数进行调整和确定。并通过对下一各职等和薪档人数的预计,做出下一的薪酬预算。

  第三章 年薪工资制

  第九条 适用范围

  年薪制适用于能够以一年为完整周期对其经营业绩进行评估的岗位,目前主要是公司总经理,出于经营需要,其他人员采用年薪制须经主管部门批准。

  第十条 个人年薪总额的确定 投资公司组织专家,根据岗位的价值大小、所承担的责任、工作难易程度等因素进行综合评价以确定岗位的等级,再根据任职者的工作经验、综合能力、资格条件等确定其薪档级别,报主管部门批准。

  第十一条 年薪结构

  公式:年薪总额=基本工资+岗位工资+效益年薪+福利

  第十二条 基本工资

  按照本制度第七章执行

  第十三条 岗位工资

  岗位工资是跟岗位的价值挂钩的一个工资单元,由公司组织对岗位的工作进行分析和评价之后确定岗位的等级,然后对应不同的等级确定不同的岗位工资,它仅跟岗位有关,与岗位人员的业绩无关。

  第十四条 效益年薪的确定

  公式:效益年薪基数=年薪总额*效益年薪占新酬总额的比例 应发放效益年薪公式为:

  效益年薪=效益年薪基数*考核系数 考核系数确定:由主管部门组织有关人员根据每年总经理经营目标责任书内容,对公司经营目标完成情况进行绩效评价考核。

  第十五条 效益年薪的发放

  效益年薪在第二年年初完成绩效评价考核后发放,考核后发放90%,其余10%留作任职抵押,再过一年后未出现下列情况予以补发(对离职者经审计合格予以补发),出现以下情况当期的抵押金或任期内的抵押金全额扣除。

  (一)重大决策出现较大的失误,给公司造成重大损失;

  (二)承担的重要工作(或项目)没有按时按质完成,严重影响投资公司整个战略目标的实现;

  (三)自行离职,给投资公司带来一定损失;

  (四)个人严重违犯投资公司工作纪律或规章制度,或违反国家的法律法规;

  (五)离任后,某些责任还没有完全消除,重大责任事故出现后为主要责任人。

  第十六条 福利的确定

  实行年薪制的岗位,取得本《管理制度》规定的全部各项福利。

  第四章 岗位绩效工资

  第十七条 适用范围

  主要适用于投资公司管理、行政职系各岗位,包括部门经理、副经理和投资项目管理人员,但实行年薪制的岗位除外。

  第十八条 薪酬结构

  公式:薪酬构成=基本工资+岗位工资+投资奖金+福利

  第十九条 基本工资

  按照本制度第七章执行

  第二十条 岗位工资

  岗位工资是跟岗位的价值挂钩的一个工资单元,由公司总经理对岗位的工作进行分析和

  评价之后确定岗位的等级,然后对应不同的等级确定不同的岗位工资,它仅跟岗位有关,与岗位人员的业绩无关。

  第二十一条 投资奖金

  一般情况下,单个项目所提取的投资奖金在第二年年初发放60%,其余40%作为个人项 目风险金。当投资奖金总额过大时,可视工资总额情况分兑现。项目投资奖金总额=(项目净利润总额 – 项目投资本金总额×5%×投资年限)×20% 具体按《风险投资奖励实施细则》执行。

  第二十二条 福利的确定

  实行技能绩效工资制的岗位,取得本《管理制度》规定的全部各项福利。

  第五章 岗位工资制

  第二十三条 适用范围

  主要适用投资公司非项目管理辅助职系岗位。

  第二十四条 薪酬结构

  公式:薪酬构成=基本工资+岗位工资+福利

  第二十五条 基本工资

  按照本制度第七章执行

  第二十六条 岗位工资

  岗位工资是跟岗位的价值挂钩的一个工资单元,由总经理对岗位的工作进行分析和评价之后确定岗位的等级,然后对应不同的等级确定不同的岗位工资,它仅跟岗位有关,与岗位人员的业绩无关。第

  二十七条 福利的确定

  实行岗位工资制的岗位,取得本《管理制度》规定的全部各项福利。

  第六章 协议工资

  第二十八条 适用范围 主要适用于投资公司临时聘用或有长期合约的高级技术人才和高级管理人才。协议工资的'使用需由经理办公会批准。第二十九条 协议工资的确定与发放 协议工资以市场价格为基础,由双方谈判确定,每月固定发放,实行协议工资制的员工

  与投资公司之间签订书面协议,明确规定薪酬总额、发放方式、工作内容和考核方法。实行协议工资制薪酬的员工若不能达到协议要求,其薪酬将按照投资公司相应薪酬制度执行。

  第七章 基本工资

  第二十九条 基本工资适用于所有工资制度和人员

  第三十条

  基本工资是为保证全公司员工(实行年薪工资制的岗位除外)的基本生活而设立的工资单元,全公司的基本工资标准统一的,不和业绩挂钩,每月固定发放,发放标准为1600元/月。

  第八章 岗位工资

  第三十一条 岗位工资划分17档,每档为200元,最低为1档200元。各职位岗位工资如下表:

  职位 档位 岗位工资(元)备注 总经理 17 3400 16 3200 15 3000 副总经理、财务总监 14 2800 总经理助理2600 12 2400 部门经理 11 2200 10 20xx 9 1800 部门副经理 8 1600 7 1400 6 1200 项目经理 5 1000 未任职的新聘人员试用其他管理人员等 期满后,硕士、高级职 4 800 称、注册资格人员起点 3 600 为4档,其他从1档开 2 400 始。

  第九章 福利

  第三十二条 福利是投资公司员工所能享受的一种待遇,包括国家强制性保险、补充保险和投资公司员工提供的出差、住房、交通、通讯等方面的补助。

  第三十三条 福利适用于投资公司的所有员工,员工视其所在岗位可以得到多项或全部福利,其数量由相应的岗位系数决定:

  (一)医疗保险:由投资公司与员工各承担一部分。具体数额参见国家有关规定和本市相关政策。

  (二)失业保险:由投资公司与员工各承担一部分。具体数额参见国家有关规定和本市相关政策。

  (三)养老保险:由投资公司与员工各承担一部分。具体数额参见国家有关规定和本市相关政策。

  (四)住房公积金:由投资公司与员工各承担一部分。具体数额参见国家有关规定和本市相关政策。

  (五)工伤保险:由投资公司承担。具体数额参见国家有关规定。

  (六)交通补贴:每月发放交通补贴100元。

  (七)电话补贴:采用每月报销电话费用的形式补贴,其标准为,总经理200元、副总经理150元,部门经理100元,部门副经理80元,项目经理50元。

  (八)中餐补助:每月发放中餐补助120元。

  (九)节日津贴:春节、元旦、十一、五一等重大节日,每节发放200元过节费,所有员工的发放标准一致。

  (十)带薪休假:视员工在投资公司工作年限的不同享受不同级别的带薪休假。

  (十一)其他福利:包括补充养老保险、补充医疗保险等。

  第十章 特殊奖励

  第三十四条 特殊奖金的目的在于对员工的优秀表现予以正强化,以激励员工自觉地关心公司的发展,维护公司的形象。特殊奖金包括以下各项:

  (一)服务咨询奖 为提高员工素质、多方位推动投资项目的增值服务,公司针对咨询服务项目实施奖励。具体分配按《咨询服务管理办法》执行。

  (二)创新奖 员工在工作方法、工作思路或开拓业务等方面有较大的突破和创新,对改善工作、提高工作效率或管理水平有突出贡献,由部门申报经经理办公会评审后给予一次性奖励并计入考核档案。奖励金额在500元。

  (三)优秀建议奖 对投资公司的发展或管理问题提出了很好的建议被采纳或十分关心公司发展经常提出建议的员工,经经理办公会评审后给予一次性奖励并计入考核档案。奖励金额在500元。

  (四)伯乐奖 为投资公司推荐急需人才,经聘用后证明能够为公司带来符合预期的价值和贡献的员工或对下属积极培养并使其迅速成长为投资公司优秀人才的上级,由部门申报经经理办公会评审给予一次性奖励并计入考核档案。奖励金额在500 ~1000元。

  (五)其他特殊奖 除上面几种形式之外,其他方面为公司经营活动做出特殊贡献、付出超额劳动,均给予奖励。例如:工作模范、优秀员工、卓越贡献奖等。奖励金额在400-800 元。

  第十一章 薪酬调整

  薪酬调整包括工资的晋级和降级,分为整体调整和个别调整,个别调整分为自然调整和岗位调整。

  第三十五条 整体调整

  由投资公司根据内实现的经济效益,结合外部市场工资水平变化,对全公司工资水平做统一调整,这可以通过对基数的调整来实现。方式有二,一是调整每档岗位工资,二是调整基本工资。

  第三十六条 薪酬的晋级通道

  为给不同岗位员工的薪酬提供合理的晋级空间,根据岗位性质将投资公司岗位划分17档。员工可以通过不同的通道实现薪酬的晋级。通过在职等内划分不同的薪档,为业绩优秀、技能持续提升的员工提供薪酬的晋级空间;当员工薪酬达到该职等所包含薪档的上限时,需考虑通过岗位的晋升实现该员工薪酬的晋级。

  第三十七条 自然调整

  员工薪酬的自然调整采用积分累进制度。投资公司开放多条薪酬晋级通道,员工在不同的薪酬通道上获取不同的分值,所得分值全部计入积分累进器,当总分累计到工资晋升标准时自然晋升一级,当累计到降级标准时自然降低一级。不同层次的员工设定不同的晋级标准和降级标准 员工在职等或层级内的晋级按累进积分直接晋级,当晋级到职等内薪档或层级的最高档时,员工若想晋升到高一级的岗位或层级,除累进积分达到积分标准外,还应符合新的岗位

  或层级的任职资格 员工在职等的最低档而积分累进积分达到降级标准的,按同等级差降级。岗位绩效工资制员工晋、降级分值标准 一般管理岗、行政辅助岗 中层管理岗位 高层管理岗位 晋级标准 20 30 40 降级标准-10-15-20 薪酬晋级通道由人力资源负责人根据投资公司实际提出调整建议和方案,经经理办公会审批后确定,当前开放的薪酬通道如下:

  (一)绩效:根据员工年终考核给与不同的分值 考评排名分值对照表

  比例 15% 15% 40% 15% 15% 考核等级 优秀 良好 中等/一般 合格 不合格 分值 25 15 5 0-3

  (二)奖惩:根据员工内获奖情况给与不同的分值 奖惩分值对照表

  创新奖奖惩类别 伯乐奖 咨询服务奖 投资奖励 重大过错 优秀建议奖 分值 5 5 1~20 1~20-5~-20 其中咨询服务奖,从事咨询服务是每创纯收入1万元,奖4分。投资奖励:项目负责人或项目团队所负责项目的年收益率水平在10%以上,每超出10%以上1个百分点每年奖2分。重大过错:项目负责人或项目团队所负责项目亏损,每亏损1万元扣2分。

  (三)自然得分:对员工学历提高、职称晋升、工龄增长给与一定分值,不同情况给与不同得分值(参见得分表)。学历分值表

  学历 分值

  本科 2 硕研 4 博研 6 职称分值表

  职称 中级 副高级 正高级

  分值 3 4 5 工龄分值表

  学历 分/年 本科 3 硕研 4 博研 5

  第三十八条 岗位变动调整

  (一)职务升级,薪酬按新的岗位确定,一般适应新职务的最低一档工资。

  (二)对于降职使用的员工,按新岗位确定其薪酬水平。

  第十二章 其他规定

  第三十九条 试用期工资标准 新入职的大中专毕业生试用期间按照学历发放固定工资(参见《实习工资表》)有两年以上(含两年)工作背景的硕士和博士毕业生实习工资水平提高30%,实习期间享有正式员工的同等福利,不参与绩效考核。新调入员工试用期间的岗位工资按其所担任岗位的岗位工资的80%确定,享有正式员工的同等福利,不参与绩效考核,期满合格后按全额岗位工资确定,参与绩效考核。

  实习工资表 学历 实习工资(元)

  大专 1000 本科 1500 硕研 1700 博研 2200

  第四十条 病事假期间工资发放标准 经总经理批准请病事假者,根据请假天数在工资中进行相应的扣除。每月按照22.5个标准工作日计算,计算基数为固定工资。病事假工资扣除 = 请假天数 ×(固定工资÷22.5)

  第四十一条 本制度由公司综合部门负责解释。本制度自07年2月起执行,原相关规定和管理办法同时废止。

公司档案管理制度10

  一、 总则

  1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。

  2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。

  3、本制度最终解释权归公司办公室,办公室负责本制度的修订完善。

  二、档案管理机构的设置及基本要求

  (一)档案划分及管理部门

  1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

  2、公司设立档案室,隶属于办公室,并设置档案管理员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行职责。

  3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。

  (二) 各部门资料管理

  1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。

  2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。

  3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。

  三 、档案分类

  (一)档案质量

  1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

  2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的'档案文件要进行修复处理。

  3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

  4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。

  5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。

  (二)立档

  1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

  2、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。

  3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。

  (三)分类

  1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。

  2、公司档案大致分为以下几类:

  (1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;

  (2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件;

  (3)制度类:管理制度汇编;

  (4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。

  (5)计划总结类:分年度计划及总结等;

  (6)会议纪要类:办公例会纪要等

  (五)档案编号

  1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

  2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

  3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。

  四、归档及保存年限

  (一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。

  (二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年,5年,10年。

  1、永久保存:

  (1)公司章程、合同

  (2)股东名册

  (3)组织规程及办事细则

  (4)董事会及股东会记录

  (5)财务报表

  (6)政府机关核准文件

  (7)不动产所有权及其他债权凭证

  (8)工程设计图

  (9)公司规章制度

  (10)其他经核定须永久保存的文书

  2、10年保存:

  (1)预算、决算书类

  (2)会计凭证

  (3)事业计划资料

  (4)其他经核定须保存10年的文书

  3、1年至5年保存:

  (1)期满或解除之合约

  (2)其他经核定保存5年的文书

  4、1年以下暂时保存:

  (1)结案后无长期保存必要者。

  (三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

  (四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。

  (五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。

  五、档案日常管理

  (一)借阅

  1、借阅手续:

  (1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。

  (2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。

  (3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。

  2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。

  3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准。

  5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。

  (二)销毁

  1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》,报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

  2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。

  3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。

  (三)移交

  1、需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

  2、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。

  (四)保密

  1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。

  2、档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。

  3、爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。

  六、附则

  (一)在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报行政部备案后,与本制度具有同等效力。

  (二)本制度自印发试行之日起执行。

  附表

  档案员职责

  1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案;积极开展档案的提供利用工作;

  2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。

  3、定期擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽,如有破损或褪色的资料,应当及时进行修补和复制,装订部分过窄或有字迹的资料,要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的资料,应当附上抄件。

  4、归档要注意整洁,归档前要先对文件资料进行分类,再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗,以便归档时所有资料都能随手而得,避免盲目查找。

  5、做好保密工作,并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

  6、每年进行一次档案清理,编制或更新《档案保管手册》做好文件索引,以便查找。

公司档案管理制度11

  第一章总则

  第一条为了加强集团档案管理工作,确保档案的完善和齐全,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神,结合集团实际情况,制定如下档案管理制度。

  第二章立卷归档

  第二条归档范围

  凡记述反映本单位各种活动,具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围,确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定执行。

  第三条归档时间

  1、办理完毕的工作文件和应归档的报表,在月底或次月10日前整理立卷,移交档案室,并办理移交、接收手续。

  2、基建文件材料待工程竣工收后及时归档。

  3、会议文件、照(底)片、奖状、锦旗、录音(像)带等,采取平时归档方法进行,即随时产生随时归档。

  第四条收集整理要求

  1、按照归档范围及时、完整、准确收集本单位工作中形成的各种文件材料。

  2、归档的文件其制作程序符合规范要求,制成材料具有耐久性。

  3、卷内文件材料排列有序,反映问题集中,保持文件间的有机联系。

  4、案卷标题简明确切,能充分提示卷内文件的主要内容。

  5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。

  6、卷内文件无金属物,破损的文件必须修复,案卷装订结实美观。

  7、档案分类、组卷科学,便于保管和利用。

  8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。

  第三章档案室管理

  第五条档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求;设置窗帘,配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施,四周无危及库房安全的隐患。

  第六条定期搞好库房卫生,检查档案破损、褪变情况,发现问题及时解决。

  第七条档案库房专人管理,无关人员不得随意进入库房。

  第四章档案统计

  第八条要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析,为制定档案工作计划,总结经验教训提供依据。

  第九条要保证数字的.准确性,坚持实事求是,严格认真对待每一个文字,如实反映情况,使统计数字准确,符合客观事实。

  第十条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计,并按规定向档案管理部报送档案工作情况统计表。

  第十一条对本公司档案及档案工作情况要定期调查,及时进行统计分析,并按规定上报集团行政管理中心档案管理部。

  第十二条档案统计工作必须遵循国家统计工作要求,执行《中华人民共和国统计法》,用科学的标准和方法使统计工作科学化。

  第五章档案保管

  第十三条对接收进综合档案室的档案,应按规定严格分类、组卷、编目,对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。

  第十四条加强档案管理,编制科学、实用的档案检索工具,方便对档案的有效利用。

  第十五条积极做好档案的利用工作,建立借阅登记和利用效果登记

  第十六条加强档案信息资源的开发利用,维护档案实体的完整与安全。

  第十七条对保管期满后没有参考利用价值的档案,经过集团行政管理中心有关

  部门和集团行政负责人的批准,造具清册后进行销毁。

  第十八条对档案保管情况要定期检查,发现破损或变质的档案,应及时进行修补、复制或其他处理。

  第六章档案保密

  第十九条不该说的机密,绝对不说。

  第二十条不该问的机密,绝对不问。

  第二十一条不该记录的机密,绝对不记录。

  第二十二条不得在公共场所传播与机密有关的事项。

  第二十三条不得在不保密的地方存放机密文件。

  第二十四条不得随意向他人提供机密材料。

  第二十五条不准把档案资料带出档案室

  第二十六条严格执行查阅规定和各种管理制度。

  第二十七条复印机密文件、资料,严格按复印有关规定办理。

  第二十八条档案员调动工作时,应认真办好移交手续。

  第七章档案利用

  第二十九条凡本单位各部门需查阅档案材料,应办理查阅登记手续,查阅机密档案需经档案归属部门的权限领导签字同意后方可查阅,未经审批人员不得查阅档案。

  第三十条未办理查阅手续和发现查阅手续不全者,档案室拒绝提供查阅档案。

  第三十一条查阅档案只限在指定场所进行,未经批准不得将案卷带出档案室。

  第三十二条在借阅过程中,应保持档案资料完整无缺,不得擅自涂改、拆页、撕毁、污损、划杠、拆角、添字等,对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。

  第三十三条严守机密,不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

  第三十四条档案员认真对归还的档案进行复查其完整程度,办理注销手续,并视情况及时追究。

公司档案管理制度12

  一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。

  二、归档范围

  公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

  三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

  四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

  五、资料的收集与整理

  1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

  2、在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

  3、凡应该及时归档的'资料,由档案管理员负责及时归档。

  4、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

  5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

  六、资料的分类与归档

  1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

  2、公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

  七、档案的借阅

  1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

  2、因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

  3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。

  4、档案借阅者必须做到:

  ①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。

  ②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

  八、档案的销毁

  1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

  2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

  3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。

  4、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

  5、在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

  第6篇:公司员工档案管理制度

  1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工,其原始资料由本企业调入、保管。

  2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工,自签订劳动合同试用期满后,按本企业调档要求,将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的,本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料,未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

  3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

  4、查阅原始人事档案管理规定:

  (1)查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》,经主管领导审批后,由人资行政部统一办理,其它任何部门无权查阅员工原始档案。

  (2)查阅员工原始人事档案所获资料,由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

  (3)员工存档卡由人资行政部负责统一保管,员工离职办理完毕各种手续后,退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

  (4)非本企业人员查阅原始档案,原则上不予办理,政府职能部门如查阅员工原始人事的档案,按原始人事档案查阅审批程序,人资行政部协调办理。

  (5)员工在本企业工作期间,如有些情况需存入其原始人事档案中,需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》,经主管领导审批后,由人资行政部办理。

  5、员工业绩、培训档案:

  员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料,包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件,员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

  (1)人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

  (2)员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下(不含主管级)培训、业绩档由人事文员管理。

  (3)部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

  (4)员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

  (5)员工离职后,员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

公司档案管理制度13

  第一章总则

  第一条为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作,推进机关档案科学、规范管理,丰富国家档案资源,为各项工作提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规,制定本规定。

  第二条本规定所称的机关档案,是指机关在公务活动中形成的,对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

  第三条机关档案工作是档案工作开展的基础,是国家档案事业的重要组成部分。

  机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作,是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件,是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

  第四条机关档案工作实行统一领导、分级管理。

  国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度,负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下,负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设,负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。

  档案行政管理部门履行检查职责时,以进入相关场所检查,询问有关人员,查阅、复制有关档案资料等方式开展。

  中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制,在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。中央、地方专业主管机关进行监督、指导时,应当遵循统一领导、分级管理原则。

  第五条机关的全部档案应当集中、统一管理。

  机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全,便于检索、利用和开发。

  第六条机关应当加强对档案工作的组织领导,将档案工作纳入整体规划、和考核体系,与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

  档案工作所需的基础设施配备和维护经费,档案日常管理工作经费,档案信

  息化建设经费,档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。

  第二章机构和人员

  第七条机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)(或承担该职能的其他综合办事机构,下同)及相关部门负责人组成的档案工作协调机制,协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。

  第八条机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关,应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。

  经同级档案行政管理部门同意,办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构,对相应机关的档案进行集中管理。

  第九条机关档案工作机构或档案工作负责部门(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员,具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员,承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心,由相关人员组成的机关档案工作网络。

  县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况,配备适当数量的专(兼)职档案工作人员。

  第十条机关档案工作的基本任务是:

  (一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策,建立健全档案工作,并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案;

  (二)制定并组织实施档案工作发展规划或计划;

  (三)对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导,对所属机构的档案工作进行监督和指导;

  (四)负责管理机关的全部档案并提供利用,协助做好机关政府信息公开工作;

  (五)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作,推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理;

  (六)接受档案行政管理部门监督、指导和检查,执行年度报告制度,定期向同级国家综合档案馆移交档案;

  (七)负责组织档案业务交流和档案工作人员培训,开展档案宣传、教育活动;

  (八)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人,向机关提出表彰奖励建议;对违反档案管理要求的部门或个人,向机关提出处理建议。

  第十一条机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的,应当严格限定社会化服务范围,严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质,并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。

  机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》(DA/T68)规定。

  第十二条档案工作人员应当为机关正式在编人员,且政治可靠、遵纪守法、忠于职守,具备胜任岗位要求的工作能力。

  档案工作人员应当熟悉机关工作,具备档案管理、信息管理等相关知识背景,并定期参加业务培训。

  不具备前述知识背景的档案工作人员,应当经过相关专业知识和技能培训。

  第十三条档案工作人员调离岗位或退休的,应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

  第三章基础设施

  第十四条机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房,并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。

  档案库房应当根据载体类型分别设置,不具备条件的应当根据载体类型分区设置。

  县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时,可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。

  第十五条档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行。

  阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求,适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。

  档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要,使用面积按(档案存量年增长量×存放年限)×60m/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的,档案库房面积按15m测算。

  整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。

  第十六条档案用房宜集中布置,自成一区。

  档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射,利于档案保护。

  档案库房不应设置在地下或顶层,地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的'用房。

  第十七条档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》(JGJ67)规定,整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。

  档案库房内不得设置其他用房和明火设施,不应设置除消防以外的给水点,其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。

  第十八条档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具,不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。

  档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的,楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m或按档案装载情况相应增加。

  第十九条档案库房应当配备温湿度监测调控系统,安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。

  保存重要档案或具备条件的,应当安装恒温恒湿设备,必要时可配备通风换气、空气净化设备。

  第二十条档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同,可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门,配备火灾自动报警设备。

  第二十一条档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施,可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。

  第二十二条机关应当按照档案信息化要求,建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。

  县级或形成档案数量较少的机关按照本规定第十九条至第二十二条配备基础设施设备的,应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

  第四章管理要求

  第一节一般规定

  第二十三条机关档案包括:

  (一)文书、科技(科研、基建、设备)、人事、会计档案;

  (二)机关履行行业特有职责形成的专业档案;

  (三)照片、录音、录像等音像档案;

  (四)业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案;

  (五)印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案;

  (六)其他档案。

  前款(一)(二)(三)项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。

  第二十四条机关全部档案构成一个全宗。机关隶属关系、名称发生变化但工作性质和主要业务范围未变化的,维持原全宗不变。

  机关应当建立并定期完善全宗卷。全宗卷应当包含全宗背景、档案状况、工作制度、管理记录等内容,编制要求按照《全宗卷规范》(DA/T12)执行。

  第二十五条机关档案管理应当做到收集齐全完整,整理规范有序,保管安全可靠,鉴定准确及时,利用简捷方便,开发实用有效。

  涉及国家秘密档案的管理应当符合保密管理的相关规定。

  第二节形成与收集

  第二十六条机关履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料。机关办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

  文件材料形成时,应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。

  归档文件材料应当真实、准确、系统,文件材料组件齐全、内容完整。

  第二十七条机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料,交本部门指定人员保管。下列文件材料应当纳入收集范围。

  机关在日常公务活动中形成的归档文件材料;机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料;机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料;机关所属机构撤销形成的归档文件材料;机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。

  第二十八条机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订,经重新审查同意后施行。

  文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌。人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其专门规定。

  机关所属机构文件材料归档范围和档案保管期限表报机关审查同意后施行。

  第二十九条文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定执行。

  会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2)、《建设项目档案管理规范》(DA/T28)及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定。

  照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》(GB/T11821)和《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)规定。

  其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

  第三十条电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46)、《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54)、《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T63)等规定。

  第三节整理与归档

  第三十一条机关应当按照本规定第二十三条制定统一的档案分类方案。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应,便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定,应当保持一致,不得随意变动。

  机关档案分类方案一般采用年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行复式分类,有专门规定的,从其规定。

  第三十二条机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,逐步推进卷件融合管理。

  文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。整理方法分别按照相应要求执行。

  第三十三条机关档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一,体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应当符合《档号编制规则》(DA/T13)、《归档文件整理规则》(DA/T22)和《数字档案室建设指南》要求,不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。

  机关档案门类宜按照文书(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、会计(KU)、专业(ZY)、照片(ZP)、录音(LY)、录像(LX)、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、实物档案(SW)设置一级门类代码,按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、设备(KJ·SB)设置科技档案二级门类代码。专业档案按照相关规定设置二级门类代码。

  第三十四条机关档案应当编制检索工具,满足手工检索和计算机检索需要。

  机关档案应当按照《档案著录规则》(DA/T18)进行著录。传统载体照片、录音、录像档案和实物档案应当详细著录背景、人物、来源等信息。档案著录应当与目录编制、元数据收集等工作和要求协调对应。

  第三十五条机关档案经文书或业务部门整理完毕后,应当在第二年6月底前向机关档案部门归档;采用办公自动化或其他业务系统的,应当随办随归。归档时间有特殊规定的,从其规定。

  归档时交接双方根据归档目录清点核对,并履行交接手续。机关档案实现随办随归的,还应当按规定履行登记手续,记录电子文件归档过程元数据。任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

  第三十六条归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的,若电子文件已经具备电子签名、电子印章,且电子印章按照规定转换为印章图形的,纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。

  满足本规定第五章规定且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件,以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。

  第四节保管与保护

  第三十七条机关应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。

  机关应当制定档案管理并定期组织演练,以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。

  第三十八条机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房温湿度应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。

  档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。

  第三十九条档案工作人员应当监测和记录库房温湿度,根据需要采取措施调节;定期检查维护档案库房设施设备,确保正常运转;定期清扫除尘,保持库房清洁;定期采取措施,防治鼠虫霉等。

  第四十条机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查,定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查,发现问题应当及时处理,并建立检查和处理情况台账。

  第四十一条档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整,尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作,必要时进行复制备份,做出修复说明。

  第四十二条机关应当为档案工作人员配备劳动保护用品,避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。

  第五节鉴定与销毁

  第四十三条机关应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作应当在档案工作协调机制下进行,由办公厅(室)负责人主持,档案部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展,必要时可邀请相关领域专家参与。

  鉴定结束后,应当形成鉴定。对仍需继续保存的档案,应当重新划定保管期限并做出标注;对确无保存价值的档案,应当按规定予以销毁。

  第四十四条经鉴定可以销毁的档案,应当按照以下程序销毁。

  (一)机关档案部门编制档案销毁清册,列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容,按档案工作协调机制报请审核批准;

  (二)机关分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见;

  (三)机关档案部门组织档案销毁工作,并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前,应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对;在档案销毁后,应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。

  第四十五条档案销毁应当在指定场所进行。

  电子档案和档案数字复制件需要销毁的,除在指定场所销毁离线存储介质外,还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据,并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。

  涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

  第六节利用与开发

  第四十六条机关应当积极开展档案利用工作,建立健全档案利用制度,根据档案的密级、内容和利用方式,规定不同的利用权限、范围和审批手续。机关保管的档案对外提供利用的,需经本单位负责人批准。

  利用档案应当履行查阅手续,进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。档案工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。

  第四十七条机关应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》等有关规定,及时向同级国家综合档案馆提供主动公开的政府信息文件资料。

  第四十八条机关应当积极推进档案信息开发工作,采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集,以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式,发挥档案价值。

  全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷管理。

  第四十九条机关应当积极采用数据分析、文本挖掘等新方法,扩展档案开发的力度和深度。

  第七节统计与移交

  第五十条机关应当建立完善统计工作,对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化服务等情况定期统计并建立完备的台账。

  统计结果应当真实、准确、完整,支持以可视化方式显示,便于统计分析。

  第五十一条机关应当编制档案工作情况统计年报,汇总分析当年档案工作情况形成年度报告,报送同级档案行政管理部门、上级档案部门。

  机关应当加强对档案工作变化情况的分析,为决策提供参考。

  第五十二条机关应当按照国家规定定期向同级国家综合档案馆移交档案。移交档案时,应当同时移交检索工具、编研成果。传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交。

  机关向国家综合档案馆移交前,应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作,并提出划控与开放意见。

  第五十三条电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交,也可按本规定第五十二条与相应的纸质文件或缩微胶片同步移交。

  电子档案移交可以采用在线移交或离线移交。在线移交应当通过档案行政管理部门指定的电子档案接收系统和专用网络,不得通过未设置安全可靠措施的互联网移交。

  电子档案移交后,机关继续留存的,应当按照档案管理的要求进行管理。

  第五十四条机关撤销或合并的,档案移交按照下列办法进行。

  (一)撤销机关的档案,应当由有关主管机关代管或按照规定向同级国家综合档案馆移交;

  (二)撤销机关的业务分别划归几个机关的,其档案不得分散,可由其中一个机关代管或向同级国家综合档案馆移交;

  (三)一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关,其档案应当移交给合并后的机关代管或向同级国家综合档案馆移交;

  (四)机关所属机构撤销的,其档案由主管机关代管,属于国家综合档案馆接收范围的可按照规定向同级国家综合档案馆移交。

  第五章信息化建设

  第五十五条机关应当加强档案信息化工作,将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划。

  机关档案信息化工作应当与机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合,实现系统互联互通,资源共享共用。

  第五十六条机关应当开展数字档案室建设,统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。数字档案室建设按照《数字档案室建设指南》执行。

  第五十七条机关应当建立档案数字化常态机制,有序开展档案数字化工作。

  档案数字化应当符合真实性管理要求,数字化过程的元数据应当收集齐全,数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。

  第五十八条纸质档案数字化按照《纸质档案数字化规范》(DA/T31)执行,录音录像档案数字化按照《录音录像档案数字化规范》(DA/T62)执行。其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。

  机关应当积极实施纸质档案数字复制件的全文识别,将现有图像数据转化为文本信息,便于检索和开发利用。

  第五十九条机关应当开展室藏传统载体档案目录数据库建设,数据库质量符合《档案著录规则》(DA/T18)等标准规范要求。

  各门类传统载体档案目录数据应当与相应数字化元数据、电子档案管理系统相应元数据库融合管理。

  第六十条机关应当建立电子文件归档与电子档案管理制度,按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)确定的职责与分工开展电子文件归档与电子档案管理工作。

  第六十一条机关配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化的管理需要并适当冗余、方便扩展。

  机关档案部门应当配置独立的专业服务器和专用存储设备。服务器和存储设备应当满足高效、可用、可扩展等要求。

  机关在电子政务云或自建私有云上建设电子档案管理系统的,其计算资源、存储资源和安全防范等应当满足电子文件和电子档案管理要求。不得使用电子政务云之外的其他公有云存储管理电子文件、电子档案。

  第六十二条机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求,在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作,实施预归档。

  电子档案管理系统应当功能完善、适度前瞻,满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求。电子档案管理系统基本功能和可选功能应当参照《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价办法》、《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194)以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。

  电子档案管理系统等级保护不得低于二级标准,分级保护等级应当与电子档案最高密级相适应。使用电子政务云服务的,应当与电子政务云管理机构明确安全管理责任。

  第六十三条电子档案的文件格式和质量应当符合标准要求,元数据应当齐全完整,满足长期保存和同级国家综合档案馆进馆要求。

  第六十四条机关应当为电子档案安全存储配置在线存储系统。在线存储系统应当实施容错技术方案,定期扫描、诊断存储设备。

  第六十五条机关应当制定电子档案备份方案和策略,采用磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。具备条件的,应当对电子档案进行近线备份和容灾备份。

  机关应当根据需要制定电子档案转换与迁移方案和策略,转换与迁移活动应当记入电子档案管理过程元数据。

  第六十六条机关应当统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作,采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。

  第六章奖励与处罚

  第六十七条有下列情形之一的,由县级以上档案行政管理部门单独或联合有关部门,或由本单位给予表彰奖励。

  (一)档案收集、整理、移交做出显著成绩的;

  (二)档案保管、保护和现代化管理做出显著成绩的;

  (三)档案利用、开发取得突出效果的;

  (四)档案学理论研究、档案科研做出重要贡献的;

  (五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的;

  (六)从事专(兼)职档案工作满15年的。

  第六十八条有下列行为之一的,由县级以上档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,由有关主管部门对机关直接负责的主管人员和直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

  (一)机关未统一管理机关档案或未按规定形成、收集档案的;

  (二)机关未按规定设置档案工作机构或未指定档案工作负责部门,未按要求配备专(兼)职档案工作人员的;

  (三)将机关应当归档的文件材料据为己有,拒绝移交机关档案部门的;

  (四)档案管理不符合档案安全保护要求的;

  (五)拒不按照国家规定向国家综合档案馆移交档案的;

  (六)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

  第七章附则

  第六十九条本规定由国家档案局负责解释。事业单位、《社会团体登记管理条例》界定的社会团体可参照执行。

  第七十条本规定自20xx年1月1日起施行.

公司档案管理制度14

  为规范和加强公司安全生产档案(台账)、记录管理工作,确保各项安全生产档案(台账)的准确和完善,通过安全生产档案(台账)的记录、整理和归档,不断增强安全管理工作的针对性、系统性和可追溯性、闭合性,提高公司安全生产监督管理水平,结合公司实际,特制定本制度。

  1、安全生产档案(台账):是指各部门、项目部全生产管理过程中形成的具有保存价值的各种文件资料、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。

  2、数据电文:是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收和储存的信息。

  3、公司安全管理部负责公司安全生产档案(台账)的综合管理工作,对各项目部、各部门安全生产的档案管理工作进行监督、检查。负责根据公司的相关规定拟定公司安全记录归档和保管、使用、统计等相关规章制度。负责公司各类安全生产记录的分类、编号和备案工作。

  4、各部门分别负责本部门职责范围内的.安全生产档案(台账)管理工作。统一使用公司制定的格式进行安全生产记录。

  5、各项目部负责本项目部安全生产档案、记录管理,填写、收集、整理、保管、利用本项目部在安全生产管理活动中形成的各类记录。

  6、各项目部的安全生产管理部门及各职能部门按照本单位的《安全生产管理体系文件》及相关制度履行相应职责。

  7、安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变动记录。

  8、安全生产组织机构、安全生产管理网络图等。

  9、安全生产责任制度、安全生产管理制度(云南省安全生产条例规定的11项制度必须建档)等文件。

  10、与工种岗位和设备工具相对应的安全操作规程和使用规程。

  11、上级有关安全生产监督管理部门制定和下发的制度性文件、通知、通报等。

  12、安全管理人员花名册、相关人员证书(含三类人员证书、注册安全工程师等相关资格证书)。

  13、年度安全生产工作总结和计划、阶段性专项安全生产工作总结。

  14、安全生产责任书、安全生产责任目标分解、执行、考核记录。

  15、安全生产教育培训台账包括以下方面内容:

  16、安全宣传教育培训计划(含特种作业人员教育)、学习、活动资料;

  17、危险化学品管理人员花名册及相关身份证明、资格证书;

  18、根据安全生产工作需要,临时组织的各类会议,包括传达贯彻上级文件,收看收听电视电话会议通知、记录、纪要等;

  19、重大危险源的检测、评估、监控报告或记录;

  20、针对重大危险源制定的应急预案,包括危险性分析、可能发生的事故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障等内容;

  21、重大危险源监督管理:名称、负责人、地点(部门)、联系人、联系方式;

  22、职业健康目标管理和责任制,单位负责人及管理人员职业卫生培训证明(复印件);

  23、职业健康管理制度,职业病防治法律、法规、规范、标准、文件;

  24、年度职业健康计划和实施方案,个人防护用品发放(使用)记录,职业健康宣传教育培训记录(培训计划、培训考核记录、宣传图片、纸质和摄像资料)等;

  25、用人单位职业监护档案,职工个人职业健康监护档案,接触职业危害人员登记表及体检记录(上岗前、在岗、离岗时的职业健康检查表),职业病人登记表,职业病人诊断证明等;(如果有)

  26、相关方单位资质及签订的安全协议(合同)、安全告知等;

  27、相关方特种作业人员资质证明(复印件);

  28、外用工、外包工等外来务工人员的教育记录;

  29、专业安全检查、季节性检查、重大节假日安全检查记录及考核记录(或安全检查表);

  30、专项安全检查及考核记录(或安全检查表);

  31、日常、综合性安全检查及考核记录(或安全检查表);

  32、隐患检查记录、隐患排查治理(计划)登记表;

  33、重大事故隐患治理方案,包括以下内容:安全事故隐患的类别、所属工艺、地点、影响范围及程度、治理的目标和任务、采取的方法及措施、经费和物资的落实、负责治理的责任人和部门(或单位)、治理的时限和要求、安全措施和应急预案、本单位专业技术人员(或专家)对重大事故隐患治理情况的评估报告;

  34、其它与安全检查、隐患排查工作有关的记录。

  35、生产安全事故管理档案包括以下方面内容:

  36、按事故处理“四不放过”原则,进行处理的相关记录。

  37、安全工作费用投入过程中相关票据复印件等。

  38、《安全生产、职业健康及消防工作责任书》规定的其它台账。

  39、法律法规规定的其他需要记录、建立台账的内容。能够证明安全生产过程管理的其他记录资料等。

  40、安全生产档案(台账)纸质文件材料应齐全完整,字迹清晰,日期明确,签认手续完备;

  41、各项目部要求确定专人负责安全生产档案(台账)的记录、收集和整理;

  42、各项目部安全生产档案(台账)应分类存档,按时间顺序(以年度为界),每年年终将安全生产档案(台账)装订成册;

  43、档案(台账)以数据电文形式存在的,应当符合《中华人民共和国电子签名法》(20xx年修正)的相关要求。

  44、各部门、各项目部记录管理人负责收集、整理、保存本单位、本部门的安全生产记录(记录管理人由单位、各部门根据岗位职责进行确定),填写“在档记录清单”;

  45、记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应说明理由,并将该项用双斜杠划去;

  46、各相关栏目负责人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原记录,应采用双斜杠划去原记录,在其上方写上更正后的记录,加盖或签上更正人的印章或姓名及更正日期;

  47、记录填写应与运行活动同步进行,不得后补或编造。

  48、各部门负责本部门的运行记录的发放;记录发放范围仅限公司范围内;记录发放部门应填“发文记录”,记录的接收部门应填“收文记录”。

  49、记录表格需经部门负责人同意后,方可使用或复制,并由各部相关部门记录管理人负责登记发放。

  50、各部门的记录需借阅或复制者要经相应部门负责人批推,由各部门相关记录管理人登记备案。

  51、记录如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时,由各相关部门记录管理人填写《文件销毁申请单》,交部门负责人审核,经安全管理部确认,由记录使用部门标记过期或执行销毁。同时在“在档记录清单”上注明销毁的项目、方式、数量等信息。

  52、对于保存期限内需向其他移交或提供的运行记录,除应在“记录清单” 上注明移交或提供记录项目、数量等信息外,还应填写“文件移交清单”接收移置运行记录的部门应在“运行记录移置清单”上签字确认。

  53、各部门、各项目部需指定记录管理员,记录管理员必须把单位所有记录分类,依据记录的类型整理、标识,便于查阅并可追溯相关活动。

  54、记录应存放于通风、干燥的地方,所有记录保持清洁,字迹清晰。不得丢失或破坏、防止泄密。

  55、文书档案保管期限按照公司相关文件管理规定或《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》要求的《文书档案保管期限表》执行。

  56、公司安委办对各项目部安全生产档案(台账)的建立情况,定期进行监督、检查,检查时间为每年度至少一次。

  57、按照公司《安全生产、职业健康及消防工作责任书》涉及安全生产档案、台账、记录管理工作的内容进行检查考核。

公司档案管理制度15

  1、所有的工程档案由工程部文员负责管理。工程档案管理人员应严格遵守公司档案管理制度和保密守则。

  2、各类档案应按系统:土建、强电、弱电、空调、锅炉房、热力站、机管,按图纸资料、维修记录、运行记录、设备台帐、各商户单元装修和维修档案等,进行分类管理。

  3、按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签。编制档案目录,内容应与档案盒外标签一致。

  4、外单位交来图纸由各系统工程师核对实物,如图纸无误则由文员按系统归档;图纸有误,则联系交图单位更正。

  5、各类档案及图纸资料是工程维修保养的重要依据,应妥善保存,用途不明的资料应交工程部经理确定用途。图纸资料、重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保存,其他各种记录保存期限一般为二年以上,过期需销毁的'资料应由工程部经理、主管及技术人员组成鉴定小组研究后决定。

  6、借阅档案需经相应系统的主管(工程师)以上人员批准,确定归还日期,需续借的要重新登记。

  7、文员每月对维修登记台帐、维修单、运行记录、维修记录等进行整理并分类归档、保存。

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